Memo: l’immatriculation du commerçant en droit OHADA

Mémo _ L’Immatriculation au Registre de Commerce et du Crédit Mobilier

L’Acte Uniforme sur le Droit Commercial Général (AU-DCG) organise le régime de l’inscription au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM), tenu par le greffe de la juridiction compétente ou l’autorité compétente. Un fichier national consolide les informations renseignées dans chaque RCCM et un fichier régional est tenu au greffe de la Cour Commune de Justice et d’Arbitrage[1].

La procédure d’immatriculation des personnes physiques ou morales (I) emporte des effets légaux (II).

I- La procédure d’immatriculation au Registre de Commerce et du Crédit Mobilier

Toute personne physique ou morale souhaitant ou devant être inscrite au RCCM doit faire une demande d’immatriculation (A) qui sera par la suite traitée par les organes compétents (B).

A- La demande d’immatriculation au RCCM

Toute personne physique[2] ou morale dont l’immatriculation est requise par la loi doit adresser au greffe de la juridiction compétente ou à l’organe compétent dans l’Etat partie une demande d’immatriculation au RCCM dans le premier mois d’exploitation de son commerce pour la personne physique ou de sa constitution pour la personne morale. L’immatriculation a un caractère personnel. De même, nul ne peut être immatriculé à titre principal à plusieurs registres ou à un même registre sous plusieurs numéros[3].

    • Point JP : le caractère personnel de l’immatriculation consacré par l’article 49 AU-DCG s’oppose à ce qu’une personne morale se prévale de l’immatriculation d’une autre personne morale distincte car, l’immatriculation s’attache à la personne de l’assujetti, lequel ne peut en avoir qu’une seule à titre principal[4].

Outre le formulaire de demande mis à disposition par l’organisme territorialement compétent, les informations contenues dans la demande varient selon que le commerçant soit une personne physique ou une personne morale :

Les personnes physiques doivent indiquer leurs noms, prénoms, nationalité, adresse, situation matrimoniale, les activités exercées ainsi que la date du début de l’activité[5] de l’assujetti. La demande doit être accompagnée de pièces justificatives telles que tout document établissant l’identité du demandeur, un extrait du casier judiciaire ou encore un certificat de résidence[6].

Les personnes morales pour leur part doivent préciser leur dénomination sociale, nom commercial, enseigne, forme de la société, montant du capital social, adresse…[7] et joindre à leur requête certaines pièces nécessaires[8] à l’étude de leur demande. Toute société dont le siège social est situé hors de la zone OHADA mais ayant établi une succursale ou un établissement au sens de l’Acte Uniforme relatif aux Sociétés Commerciales et au Groupement d’Intérêt Economique (AU-SCGIE) dans un des Etats membres doit demander l’inscription au RCCM au greffe de la juridiction dans le ressort de laquelle est établie cette nouvelle structure. La demande est faite avec le formulaire mis à disposition par l’organisme territorialement compétent et doit mentionner le nom commercial, sigle ou enseigne, la dénomination sociale ou le nom de la succursale ou de l’établissement, l’activité exercée, la dénomination sociale de la société étrangère propriétaire et l’identité de la personne domiciliée sur le territoire de l’Etat partie, ayant le pouvoir de représentation et de direction de la succursale.

Une fois le dossier en état, le greffier ou le responsable de l’organe compétent délivre au demandeur un accusé d’enregistrement qui mentionne la date de la formalité accomplie et le numéro d’immatriculation. L’organisme dispose alors d’un délai de 3 mois pour exercer son contrôle sur la régularité formelle de la demande et de la déclaration soumises[9].

Il peut arriver que des changements qui doivent être signifiés au RCCM surviennent au cours de la vie professionnelle de la personne physique ou morale (B).

B- Les changements apportés au RCCM

Certains changements doivent manifestement être reportés au RCCM, au premier rang desquels il y a le transfert du lieu d’exercice de l’activité pour des raisons de compétence territoriale du RCCM. Dans cette hypothèse, l’assujetti doit demander sa radiation du RCCM dans le ressort duquel il était immatriculé, ainsi qu’une nouvelle immatriculation auprès du RCCM de la juridiction dans le ressort de laquelle son activité est transférée, et ce, dans le mois du transfert. L’inscription ne deviendra définitive que lorsque le greffe ou l’organe compétent aura reçu un certificat de radiation de la précédente immatriculation. A défaut, le greffe ou l’organe compétent doit d’office faire procéder à la mention rectificative, et ce, aux frais de l’assujetti[10].

Par ailleurs, toute modification qui exige la rectification ou le complément des énonciations portées au RCCM doit être rapportée dans les 30 jours de l’évènement, sous forme de demande de rectification ou de mention complémentaire. C’est notamment le cas pour toutes les modifications ou rectifications concernant l’état civil, le régime matrimonial, la capacité et l’activité ou encore des statuts de la personne morale ou la cessation partielle d’activité[11]. Le greffier ou le responsale de l’organe compétent dans l’Etat Partie délivre un accusé d’enregistrement qui mentionne la formalité accomplie ainsi que sa date.

Les établissements secondaires ou succursales doivent aussi souscrire auprès du greffe de la juridiction du lieu d’établissement une déclaration d’immatriculation secondaire, accompagnés des documents justificatifs présentés ci-dessus dans le délai d’un mois à compter du début de l’exploitation. Le greffe adresse une copie de la déclaration d’immatriculation secondaire au greffe en charge du Registre où a été effectuée l’immatriculation principale. Toute inscription d’un lieu d’exercice secondaire de l’activité donne lieu à l’attribution d’un numéro d’immatriculation.

L’inscription au RCCM emporte des conséquences (II).

II- Les conséquences de l’inscription au Registre de Commerce et du Crédit Mobilier

L’inscription au RCCM emporte des effets qui peuvent entraîner un contentieux important (A) voire une radiation (B).

A- Les effets de l’immatriculation au RCCM

Toute personne inscrite au RCCM est présumée avoir la qualité de commerçant au sens du présent acte uniforme, sauf preuve contraire. Cette présomption ne s’applique pas à l’égard des personnes physiques non commerçantes dont l’immatriculation au RCCM repose sur une disposition légale et des personnes morales qui ne sont pas réputées commerçantes du fait de cet Acte Uniforme ou de l’Acte Uniforme relatif aux Sociétés Commerciales et Groupement d’Intérêt Economique (AU-SCGIE).

Inversement, tant que l’inscription au RCCM n’est pas définitive, la personne physique ou morale ne peut se prévaloir de ce statut. Cependant, si le retard dans l’inscription est imputable au demandeur, hypothèse dans laquelle la requête n’a pas été soumise dans les délais, ce dernier ne pourra invoquer leur défaut d’inscription au Registre pour se soustraire aux responsabilités et aux obligations inhérentes à cette qualité[12].  Toute personne assujettie à l’immatriculation au RCCM ne peut dans l’exercice de ses activités, opposer aux tiers et aux administrations publiques, qui peuvent toutefois s’en prévaloir, les faits et actes sujets à transcription ou mention que si ces derniers ont été publiés au RCCM[13]. Par exception, ne sont pas soumis à cette disposition les assujettis qui démontrent qu’au moment où ils ont traité, les tiers ou administrations en cause avaient connaissance des faits et actes concernés.

Le greffe ou l’organe compétent en charge du RCCM s’assure de l’exactitude et de la conformité des documents et informations fournis. Dans le cadre de son contrôle sur la régularité formelle, il peut convoquer le demandeur ou le déclarant pour recueillir toutes explications et pièces complémentaires. La décision du greffier ou du responsable de l’organe compétent est notifiée à l’intéressé et peut faire l’objet d’un recours dans un délai de 15 jours à compter de sa notification. Lorsque le greffier ou le responsable de l’organe compétent refuse de recevoir une déclaration ou une demande, il doit motiver sa décision et la notifier à l’intéressé, qui là encore dispose d’un délai de 15 jours pour exercer un recours à compter de sa notification.

    • Point JP : l’article 66 AU-DCG prescrit au greffier d’effectuer un contrôle sur la régularité formelle des documents fournis. Cependant, pour des besoins de sécurité juridique, ce texte ne saurait être interprété comme interdisant audit greffier de refuser d’accomplir une formalité ou de délivrer un acte malgré la régularité formelle de la demande et la complétude des documents légaux exigés, lorsqu’il est manifeste que l’opération pour l’exécution de laquelle les demandes sont formulées est empreinte de fraude, au regard des formalités antérieurement reçues dans son registre et incompatibles avec celles nouvellement sollicitées, étant entendu que toute décision de refus de sa part est sujette à recours[14].

Toute contestation peut être portée devant la juridiction ou l’autorité compétente, laquelle statue à bref délai. La décision rendue est susceptible de recours dans un délai de 15 jours à compter de la date de son prononcé, devant la juridiction de recours compétente statuant de la même manière[15]. Lorsqu’un assujetti ne s’acquitte pas de formalités prescrites dans le délai adéquat, l’organisation compétente peut, soit d’office soit à la demande du greffe ou de l’organe compétent dans l’Etat partie en charge du RCCM ou de tout autre requérant, rendre une décision enjoignant à l’intéressé de faire procéder à la formalité en cause, de faire inscrire toutes mentions complémentaires ou rectificatives omises, ou de procéder à la radiation[16].

Toute personne qui aurait volontairement fait des déclarations erronées ou qui se serait abstenue d’accomplir une des formalités prescrites s’expose à des poursuites pénales dans l’Etat membre. S’il y a lieu, la juridiction qui prononce la condamnation ordonne la rectification des mentions et transcriptions inexactes.

Enfin, la personne physique ou morale doit procéder à la radiation de l’immatriculation au RCCM lorsque les circonstances l’exigent (B).

B- La radiation de l’immatriculation au RCCM

Une distinction doit être opérée entre les personnes physiques et les personnes morales

De manière classique, toute personne physique immatriculée doit dans le mois suivant la cessation de son activité, demander sa radiation au RCCM ; la règle vaut aussi bien pour les sociétés que pour leurs succursales et établissements. La radiation peut aussi intervenir à la suite du décès de la personne physique immatriculée : ses ayants droit doivent alors demander la radiation de l’inscription dans un délai de 3 mois à compter du décès. S’ils ont l’intention de reprendre et poursuivre l’activité, ils doivent faire une demande de modification du RCCM.

La dissolution ou la nullité de la personne morale doivent être déclarées au greffe compétent en vue de leur transcription au RCCM dans le mois suivant la décision. La radiation doit être demandée par le liquidateur sous 30 jours là encore, à compter de la clôture des opérations de liquidation. Le cas échéant, la radiation doit être demandée pour les mentions complémentaires et immatriculations secondaires ainsi que pour les succursales et établissements.

Que l’assujetti soit personne physique ou morale, certaines règles sont identiques. Si la demande n’a pas été faite dans les délais prescrits, la radiation peut être prononcée par la juridiction compétente, statuant à bref délai sur requête du greffe, de l’organe compétent ou de toute personne intéressée[17]. L’organisme compétent délivre un accusé d’enregistrement qui mentionne la formalité accomplie ainsi que sa date. La radiation emporte la perte des droits résultant de l’immatriculation.

[1] Une présentation du RCCM est disponible ici.

[2] La version originale de l’Acte Uniforme de 1998 s’adressait spécialement à la personne physique ayant la qualité de commerçant. La version de 2010 a donc un champ d’application plus large.

[3] Article 49 AU-DCG.

[4] Cour Commune de Justice et d’Arbitrage, Arrêt 281/2018, Ste Alivet Cameroun SARL c/ Ste Rural Investment Credit, 27 Décembre 2018, Première ch.

[5] La liste complète des informations est disponible à l’article 44 AU-DCG.

[6] La liste complète des pièces justificatives est disponible à l’article 45 AU-DCG.

[7] La liste complète des informations est disponible à l’article 46 AU-DCG.

[8] La liste complète des pièces justificatives est disponible à l’article 47 AU-DCG.

[9] C’est la version de 2010, article 50 qui introduit une limite de temps, ici 3 mois, pour que le greffier ou l’organe compétent effectue son contrôle de régularité formelle des pièces, certainement dans un souci de célérité.

[10] Article 51 AU-DCG.

[11] Article 52 AU-DCG. Il faut noter que dans la version originale de 1998, le législateur communautaire avait ajouté une condition supplémentaire, celle d’insérer les modifications et rectifications dans un journal habilité à publier les annonces légales. Cette obligation n’a pas survécu à la réforme de 2010.

[12] Article 60 AU-DCG.

[13] Cf. par exemple Cour Commune de Justice et d’Arbitrage, Arrêt 003/2019, Ste Huawei Technologie SAU c/ Groupe HVK Internationale, 24 Janvier 2019, Première Ch.

[14] Cour Commune de Justice et d’Arbitrage, Arrêt 204/2022, Ste TIM SARL c/ Ste BMS Mali SA et Sawadogo, 29 Décembre 2022, Première Ch.

[15] Article 66 AU-DCG.

[16] Article 68 AU-DCG.

[17] Article 55 AU-DCG. Tout comme pour l’immatriculation, la radiation du RCCM ne fait plus l’objet d’un avis inséré dans un journal d’annonces légales comme il était requis dans la version originale de l’Acte Uniforme.