Memo: La tenue des fichiers en droit OHADA

Mémo _ La Tenue des Fichiers en Droit OHADA

L’Acte Uniforme relatif au Droit Commercial Général (AU-DCG) traite de la question du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) et de son organisation. Dans la mesure où les RCCM sont tenus par les greffes ou les organes territorialement compétents dans les 17 pays que constituent la zone, le législateur communautaire s’est employé à trouver une solution pour consolider ces informations et ce, sous la forme de fichier, l’un national, l’autre régional.

Chaque Etat partie organise un fichier national qui permet de :

  • Centraliser les renseignements et informations consignés dans chaque Registre du Commerce et du Crédit Mobilier,
  • Permettre l’accès des assujettis et des tiers aux informations conservées,
  • Satisfaire aux exigences de célérité, sécurité, transparence et loyauté nécessaires au développement des activités économiques,
  • Recevoir les déclarations relatives aux hypothèses faites à la diligence de l’autorité en charge de la publicité et des hypothèques ou d’une des personnes visées par l’article 51 AU-OS.

Le fichier national reçoit de chaque RCCM copies des formulaires, sous forme papier ou numérique et des dossiers individuels sous forme numérique ou constitués des pièces certifiées conformes par le greffier ou le responsable de l’organe compétent dans l’Etat partie en charge du RCCM[1].

Le fichier régional, tenu auprès de la Cour Commune de Justice et d’Arbitrage (CCJA) centralise principalement les renseignements et informations consignés dans chaque fichier national [2].

Tant le fichier national que le fichier régional suivent une organisation précise et comprennent :

  • Un registre d’arrivée mentionnant dans l’ordre chronologique la réception de la transmission, la nature du formulaire et du dossier reçus. Toute déclarations relatives aux hypothèques y sont aussi consignées en ce qui concerne le fichier national. Un numéro d’ordre est attribué à chaque transmission. et pour le fichier national, chaque déclaration d’hypothèque.
  • Un répertoire alphabétique des personnes concernées par les formulaires et dossier relatifs à l’immatriculation et à la déclaration d’activité comportant certaines mentions propres aux personnes physiques et morales[3].
  • Un répertoire alphabétique des personnes concernées par les formulaire et dossier relatifs à l’inscription des sûretés et du crédit-bail, ainsi que par les déclarations d’hypothèques.
  • Un dossier individuel pour chaque personne concernée par les formulaires, déclarations d’hypothèque et dossier reçus par le fichier national.

Chaque Etat partie désigne l’organe en charge de la tenue du fichier national qui est placé sous la surveillance du ministère de la justice. Le fichier régional est lui tenu par la CCJA. Lorsqu’une demande d’information est faite au fichier national, le greffier ou le responsable de l’organe compétent dans l’Etat partie dispose d’un délai de 48 heures pour y répondre que ce soit par courrier ou par voie électronique.

[1] Article 73 AU-DCG.

[2] Article 76 AU-DCG.

[3] La liste complète des informations est consultable à l’article 75 AU-DCG.